Wer als Ersatz für seinen uralten Kleinstwagen einen Ferrari bekommt, ihn aber nur schiebt, darf sich nicht wundern, dass alles schwerer läuft als zuvor. Einsteigen und losfahren lautet die Devise! Dieser Tipp lässt sich eins zu eins auf Unternehmen anwenden, die ein neues ERP-System einführen. Wir bei candidus management consulting sehen in unserem Berater-Alltag immer wieder: Die IT kann noch so gut und fortschrittlich sein – wenn sie nicht richtig eingesetzt wird, hilft sie nicht, Probleme wie mangelnde Liefertreue, zu hohe Bestände oder zu hohe Kosten zu lösen.
Typische Stolperfallen sind dabei, dass die gewohnten Standards und Prozesse nicht an das neue System angepasst und IT-gerecht gestaltet, sondern einfach wie bisher weitergeführt werden. So verhindern sie, dass das Potential des neuen Systems ausgeschöpft werden kann und es tatsächlich die erhofften Vorteile bringt.
Was müssen Unternehmen also tun, um wirklich von einem neuen ERP System zu profitieren und sich damit einen strategischen Vorteil zu verschaffen? Der Schlüssel dazu liegt nicht im System selbst, sondern im richtigen Umgang damit.
ERP-Einführung – richtig gemacht
1. Ob SAP, abas oder Navision – zunächst sollte sich ein Unternehmen das System, das es neu einführen will, genau anschauen: Was kann es? Wie arbeitet es? Wie müssen Prozesse angepasst werden, damit das System optimal genutzt werden kann? Wurden vor der Einführung beispielsweise Bestellungen von Hand generiert und es mussten drei Leute zur Bestätigung unterschreiben, ist es wenig hilfreich, wenn diese Anforderungen auch mit Einführung des neuen Systems beibehalten werden. Alle, die mit der neuen IT umgehen müssen, werden sich in dem Fall über die zusätzliche und umständliche Arbeit beschweren.
2. Im nächsten Schritt heißt es, die erforderlichen neuen Standards zu erstellen und einzupflegen. Aber auch die „Gegenrichtung“ sollte nicht vergessen werden: Wir passen ergänzend immer gemeinsam mit unserem Kunden das System individuell so an, dass es einerseits den Geschäftsprozess optimal unterstützt, andererseits aber im Standard uns somit releasefähig bleibt.
3. Jetzt sind die Mitarbeiter an der Reihe: Sie müssen umfassend im richtigen Umgang mit dem neuen System geschult werden und die neuen Abläufe so verinnerlichen, dass sie sie auch in stressigeren Zeiten problemlos anwenden können. Ansonsten droht in „heißen Phasen“ der Rückfall in alte Prozesse. Unsere Erfahrung zeigt: Je früher die Mitarbeiter in den Prozess der Einführung eingebunden und von dessen Nutzen überzeugt werden, desto geringer sind im Nachhinein „Reibungsverluste“.
4. Haben sich die neuen Prozesse dann eingespielt, können sie nach und nach weiterentwickelt und perfektioniert werden.
Wer diese Tipps beherzigt und bei der Einführung des neuen Systems schrittweise und strategisch vorgeht, kann schon bald dessen Logiken nutzen, um Verbesserungen zu erreichen. Alle Probleme sind dann trotzdem noch nicht gelöst: Das System zeigt nur an, wo das Unternehmen steht. Die Rückschlüsse müssen die Verantwortlichen dann immer noch selbst ziehen und entsprechend in die richtige Richtung Gas geben.
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