Dokumentenmanagement – Automatisch zu mehr Qualität

Dokumentenmanagement ist sehr wichtig, aber keine schöne Aufgabe – mit dieser Ansicht bin ich vermutlich nicht allein. Darum hat mich dieser Fachartikel, geschrieben von Botond Gagyi vom BVL-Mitgliedsunternehmen Qubiz aus Rumänien, gleich angesprochen und ich möchte ihn hier vorstellen. Neben einer deutlich geringeren Fehlerquote und großen Zeitersparnis leuchtet mir durchaus ein, dass die Motivation steigt, wenn diese öde und zeitaufwändige Tätigkeit an den “Kollegen KI” delegiert werden kann. 😉
– Anja Stubbe, BVL Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

In Verbindung mit künstlicher Intelligenz können Dokumentenmanagement-Systeme den Workflow von Logistikdienstleistern beschleunigen und die Qualität der gespeicherten Daten deutlich verbessern.

Bei den meisten Logistikdienstleistern gibt es sie noch: Raumfüllende Regale mit angestaubten Aktenordnern. In diesen Archiven lagern Rechnungen, Lieferscheine, Tankabrechnungen und Frachtbriefe. Doch diese Form der Ablage dürfte bald ausgedient haben. Im Zuge der Digitalisierung steigt die Nachfrage nach Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) rasant. Laut einer Studie des Marktforschungs-Instituts Mordor Intelligence wird der weltweite Jahresumsatz in diesem Segment bis zum Jahr 2025 auf 8,4 Mrd. EUR klettern. 2019 lag dieser Wert noch bei knapp 4 Mrd. EUR, was einer jährlichen Steigerung von über 13 Prozent entspricht.

Steigende Motivation

Grund dafür ist das hohe Rationalisierungspotenzial, das mit dem Einsatz eines DMS verbunden ist. Ein DMS digitalisiert und beschleunigt die Ablage- und Suchprozesse und entlasten die Mitarbeiter von lästigen und ungeliebten Tätigkeiten. Auf diese Weise sinken die Raum- und Arbeitskosten, während die Motivation steigt.

Ein Dokumentenmanagement-System bringt viele Vorteile:

• Zentralisierte Datenspeicherung
• Eingesparte Archivräumen
• Reduzierte Suchzeiten
• Entlastete Email-Postfächer
• Sinkende Papierkosten
• Sinkende Druck- und Zustellkosten
• Beschleunigte Geschäftsprozesse
• Einhalten gesetzlicher Vorgaben
• Vereinfachter Wissenstransfer
• Dokumente sind immer und überall verfügbar
• Versionskontrolle und Revisionssicherheit
• Zeitersparnis durch optimierte Prozesse

Trotz aller Vorteile sind DMS in kleinen und mittelständischen Unternehmen noch nicht weit verbreitet. Das ergab eine Untersuchung des deutschen Marktforschungs-Instituts Statista vom Juli 2020, bei der 1.441 Büroangestellte in mittelständischen Firmen mit bis zu 500 Bildschirm-Arbeitsplätzen zu ihren Dokumentenprozessen befragt wurden. 56 Prozent der Befragten gaben an, bei der Digitalisierung noch am Anfang zu stehen. In rund 25 Prozent der Firmen werde das papierlose Büro noch nicht einmal diskutiert.

Heruntergebrochen auf die Logistikbranche ergibt sich ein wesentlich besseres Bild. Diesen Schluss lässt die neue Ausgabe der Studie „Trends und Strategien in Logistik und Supply Chain Management“ der Bundesvereinigung Logistik (BVL) zu. Zwischen Februar und März 2020 befragte die BVL rund 300 Logistiker aus Handel, Industrie und Dienstleistungen. Beinahe alle Logistiker verbinden mit der Digitalisierung große Chancen, wobei der Stand der Umsetzung insgesamt „als relativ niedrig“ bewertet wird. Zu den Ausnahmen gehört jedoch der mobile Datenzugriff für die Mitarbeiter und die Nutzung webbasierter Kommunikationsplattformen. Diese galten bei den Logistikern schon vor Corona als wichtige Grundlage für ortsunabhängiges Arbeiten – entsprechend hoch ist hier der Umsetzungsstand. Dokumentenmanagement-Systeme werden in der BVL-Studie nicht explizit erwähnt. Sie sind jedoch die Voraussetzung für einen umfassenden mobilen Datenzugriff, der auch die mobile Recherche nach Frachtbriefen, Lieferscheinen und Ablieferbelegen einbezieht.

Klare Empfehlung zum Investieren

„Dokumentenmanagementsysteme sind in der Logistik schon weit verbreitet, weil die Lösungen sehr ausgereift und gut verfügbar sind. Dadurch sinkt das Risiko von Fehlinvestitionen, was besonders für kleinere Logistikdienstleister mit begrenzten IT-Budgets eine große Rolle spielt,“ bestätigt Prof. Dr. Christian Kille vom Institut für Angewandte Logistik (IAL) an der Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt. Eine 2018 erschienene Studie der Universität St. Gallen bestätigt diese Einschätzung. Die Untersuchung mit dem Titel „Digitalisierungswerkzeuge in der Logistik: Einsatzpotenziale, Reifegrad und Wertbeitrag“ gibt sogar eine klare Empfehlung: „Der hohe Entwicklungsstand und eine Vielzahl an Potenzialen machen das Werkzeug interessant. Aus diesem Grund sollten Logistikdienstleister kurzfristig investieren.“

Das Dokumentenmanagement spielt in der Digitalisierung der Logistik aber auch aus anderen Gründen eine Vorreiterrolle: Ein DMS bildet das Bindeglied zwischen analogen und digitalen Prozessen. Die Technologie kann auch dann eingesetzt werden, wenn alle anderen Prozesse noch nicht transformiert wurden. Bestes Beispiel sind Lieferscheine und Frachtbriefe, die von vielen Kunden der Spediteure nach wie vor als Papierausdruck verlangt werden. Je höher der Warenwert, desto geringer ist das Vertrauen in digitale Dokumente und Unterschriften. Das bekommen vor allem Container-Logistiker zu spüren, die seit Jahren den digitalen Frachtbrief einführen möchten, aber am Widerstand ihrer Kunden scheitern. Erst die Blockchain-Technologie wird dem digitalen Frachtbrief auf breiter Front zum Durchbruch verhelfen. Bis es soweit ist, müssen die quittierten Dokumente nach der Rückkehr der Fahrer vom Transportunternehmer eingescannt und archiviert werden. Danach können die Belege an die Auftraggeber weitergeleitet und abgerechnet werden.

Zuordnen mit künstlicher Intelligenz

Je nach Technologie kann der Scan-Vorgang sehr zeitaufwändig sein, denn jedes Ergebnis muss korrekt zugeordnet und mit Schlagworten und Suchbegriffen versehen werden. Erschwert wird diese Arbeit durch handschriftliche Notizen und Ergänzungen, wenn zum Beispiel Beschädigungen an der Verpackung der Ware festgestellt wurden. Vor diesem Hintergrund gibt es einige Dokumentenmanagement-Systeme, die speziell für die Logistikbranche entwickelt wurden. Ein Beispiel ist die Lösung Dox Detect von Qubiz. Die richtige Zuordnung und das Interpretieren der gescannten Daten erfolgt hier mit Hilfe künstlicher Intelligenz, wodurch der Scan-Vorgang weitgehend automatisiert wird. Vor diesem Hintergrund kann hier von einem DMA (Document Management Automation) gesprochen werden.
Dox Detect ist ein Portal, das digitalisierte Dokumente verarbeitet, analysiert und bewertet. Es verwendet einen Algorithmus für maschinelles Lernen und setzt auf optische Zeichenerkennung, um Dokumente zu klassifizieren. In der ersten Phase werden verschiedene Dokumente in das Portal hochgeladen. Jede Datei wird dann automatisch einer Kategorie wie zum Beispiel „Tankbeleg“ oder „CMR-Frachtbrief“ zugeordnet. Ein Übereinstimmungsalgorithmus vergleicht die erkannten Informationen mit den Daten der Speditionssoftware, des Transportmanagement- oder ERP-Systems. Dabei sucht Dox Detect gezielt nach Sendungsnummern, Lade- und Entladeadresse oder Bestellnummern. Jedem dieser Datenfelder kann zuvor ein Grad an Wichtigkeit zugewiesen werden, und am Ende des Vorgangs wird eine Punktzahl errechnet, die das Maß der Übereinstimmung signalisiert.

Selbstlernender Algorithmus

Beim Unterschreiten bestimmter Werte werden weitere manuelle oder automatisierte Aktionen ausgelöst. Der Mitarbeiter erfährt umgehend, ob das hochgeladene Dokument vom System akzeptiert wurde. Ist dies nicht der Fall, kann er es mit einem besseren Scan ein weiteres Mal versuchen. Die hohe Genauigkeit des selbstlernenden Algorithmus führt dazu, dass nur rund 10 Prozent der Dokumente manuell nachbearbeitet werden müssen.
Der holländische Logistikdienstleister Van den Bosch kann diese Quote bestätigen. Das 1964 gegründete Unternehmen gehört mit einem jährlichen Volumen von 2,7 Millionen Tonnen zu den Top 10 der europäischen Bulk-Speditionen. Kerngeschäft ist der Transport von flüssigen und trockenen Schüttgütern für die Lebensmittel- und chemische Industrie. Qubiz ist ein langjähriger IT-Service-Partner von Van den Bosch und Dox Detect wurde im Zuge der engen, täglichen Zusammenarbeit entwickelt. Die Einführung liegt mittlerweile über ein Jahr zurück.

Vereinfachter Workflow

„Dox Detect wurde bei uns dank vorhandener API-Schnittstelle ohne größere Investitionen implementiert“, stellt Chief Digital Officer Pirke van den Elsen fest. Bei Van den Bosch vereinfacht Dox Detect den Workflow mit den beauftragten Subunternehmern. „Wir verwenden DoxDetect in Verbindung mit unserer Plattform, auf der unsere Partner ihre Aufträge finden, den aktuellen Auftragsstatus eintragen und die Ablieferbelege sowie weitere Dokumente hochladen. Wenn dabei die Dokumente zu weniger als 80 Prozent erkannt werden, wird der Partner zum erneuten Hochladen aufgefordert“, beschreibt van den Elsen den Prozess.
Vor der Einführung von Dox Detect konnten die Subunternehmer von Van den Bosch jedes beliebige Dokument ungeprüft hochladen. Erst bei einer späteren Suche stellte sich dann manchmal heraus, dass 4es sich nicht um die richtigen Dokumente handelte. „Nachdem wir die Dokumente jetzt direkt beim Hochladen scannen, vermeiden wir unvollständige oder fehlerhafte Dokumente von vorneherein. Das spart allen Beteiligten Zeit“, so van den Elsen. Diese Einschätzung teilen übrigens auch die Teilnehmer der anfangs erwähnten Studie von Statista: 41 Prozent der Befragten erwarten, dass sie mit einem DMS ein bis zwei Stunden Zeit pro Tag sparen können. Jeder Vierte beziffert den Zeitgewinn sogar auf mehr als zwei Stunden. Da steckt ein großes Potenzial.