Für die Digitalisierung der Vertriebsprozesse wird in den meisten Unternehmen ein CRM-System eingesetzt. Die Prozesse an sich können dort auch meist hervorragend abgebildet werden. Auch für die Logistik gibt es spezielle logistik-spezifische CRM-Softwaresysteme, die zum einen auf die individuellen Prozesse der Logistik eingehen, als auch logistikspezifische Module (wie beispielweise Tender-Modul, Tagespreise, Konditions-Management, Agenten-Modul, uvm.) beinhalten. Warum es von Vorteil ist, eine branchenspezifische CRM-Softwarelösung einzusetzen, können Sie hier nachlesen und soll gar nicht der Fokus dieses Artikels sein.
Heute soll es darum gehen, wie Software Ihnen dabei helfen kann, IHR Wissen zu digitalisieren.
Denn die beste Software der Welt allein kann Ihren Verkauf nicht managen. Dazu brauchen Sie ein starkes und erfahrenes Sales-Team, das die Verkaufsprozesse Ihrer Organisation kennt und Ihnen dabei hilft zu wachsen. Doch in Zeiten von Fachkräftemangel und hoher Fluktuationsbereitschaft der Arbeitnehmer ist es oftmals nicht einfach, eine effiziente Verkaufsmannschaft zu halten. Um Positionen dennoch zu besetzen wird immer häufiger auf Quereinsteiger oder Mitarbeiter, die zu Beginn eigentlich nicht die notwendige Qualifikation aufweisen, gesetzt.
Hier zeigt sich, wie wichtig es ist, eine userfreundliche Software zu wählen, die wenig Erklärungsbedarf benötigt und vor allem eine Unterstützung der User darstellt und nicht Mehraufwand bedeutet. Nicht nur der Trainingsaufwand wird dadurch reduziert, sondern was noch viel wichtiger ist, die Akzeptanz der User ist gewährleistet und diese sind bereit mit der Software zu arbeiten.
Doch: Wie gut werden Ihre User von Ihrer Software geführt?
Die reine Abbildung komplexer Prozesse und die Bereitstellung benötigter Tools in einer Software ist das eine. Die Frage die sich stellt, ist, kennt der User die Prozesse und kann die Software Ihn auch durch die Prozesse führen? Dabei geht es nicht darum, die Software zu verstehen. Userfreundliche Systeme sind meistens selbsterklärend.
Nehmen wir beispielsweise die Erstellung eines Angebotes. Ein Angebot, speziell in der Logistik besteht aus zahlreichen Komponenten und verschiedensten Bedingungen, die es zu beachten gilt. Die sich auch noch von Angebotstyp zu Angebotstyp (national/international, Road/Air/Sea, Frei/Unfrei, etc.) unterscheiden können.
Erfahrene Verkäufer kennen all diese Abhängigkeiten und Bedingungen, die es zu beachten gilt. Sie wissen, wenn Sie in dem einen Feld einen Wert eingetragen haben, kann man in dem anderen Feld nur noch diesen Wert wählen. Sie kennen die Abhängigkeiten. Doch wie sieht es mit neuen Mitarbeitern oder gar Quereinsteigern aus?
Die Lösung: Digitalisieren Sie Ihr Wissen.
Für die Software-Hersteller ist es ein Leichtes bestimmte Regeln, Automatismen und Abhängigkeiten in der Software zu hinterlegen.
Mögliche Ansatzpunkte sind beispielsweise:
- Maskenaufbau: Schritt für Schritt – Anleitungen
- Abhängigkeiten: Sperrung bestimmter Felder, wenn bereits Variablen ausgefüllt wurden, die diese Felder ausschließen
- Dropdown-Menüs in Abhängigkeit von zuvor getätigten Eingaben
- Automatismen (ganz wichtig mit Hinweisen für die User)
- Hinweise und Erklärungstexte für die User
Sicherlich darf der Aufwand auf Ihrer Seite nicht unterschätzt werden. Doch mit dem richtigen Software-Partner, der Ihre Prozesse kennt, Sie ideal berät und dabei unterstützt, kann der Aufwand extrem reduziert werden. Nutzen Sie diese Chance und nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Wissen zu digitalisieren.