„Advent, Advent …“ oder das jährliche Chaos mit der Weihnachtsliste

Jetzt mal ehrlich: klappt es bei Ihnen reibungslos, dass jeder Kunde das richtige Weihnachtspräsent bekommt, die richtige Anzahl Kalender bestellt werden und das ohne Stress schon bis Mitte Dezember?
In den meisten Unternehmen ist das ein jährliches Chaos und die Erstellung der berüchtigten Weihnachtsliste steht allen bevor.

Wie wird bei Ihnen die Weihnachtsliste zusammengestellt?

• Bloß nicht den wichtigen Geschäftsführer vergessen, der immer diesen besonderen Whiskey bekommt!
• Aufpassen, dass nur Bestandskunden beschenkt werden, damit es keine Probleme mit Compliance gibt!
• Wer war letztes Jahr noch Interessent und ist jetzt Kunde – und kann dieses Jahr beschenkt werden?
• Wie bekommen wir alle E-Mail-Adressen für unser Weihnachts-Mailing zusammen?

Diese und ähnliche Themen werden jedes Jahr im Herbst in den meisten Unternehmen angesprochen, damit die Weihnachtsaktion geplant, Geschenke bestellt und den wichtigen Kunden überreicht oder zugeschickt werden können.

Dieses Jahr wird alles noch etwas schwieriger, weil durch die Pandemie die typischen Weihnachtsbesuche der Verkaufsmitarbeiter kaum stattfinden werden.

In die Weihnachtsliste wird viel Zeit gesteckt, die an anderer Stelle fehlt

Nicht selten arbeiten 4-5 Leute, auch aus der Geschäftsleitung über Wochen an einer Excel-Liste oder im schlechtesten Fall sogar an mehreren.

Und das in einer Jahreszeit, in der das Jahresendgeschäft eigentlich sehr viel Aufmerksamkeit verlangt und auch noch die Budgets für das kommende Jahr zusammengestellt werden müssen.

Aber jeder Key Accounter, jeder Kundenbetreuer und die Geschäftsleitung selber möchte sicher stellen, dass die wirklich wichtigen Ansprechpartner nicht vergessen werden.

Gut geführte CRM-Daten können die Erstellung der Weihnachstliste sehr stark vereinfachen

• Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein CRM, in dem alle relevanten Ansprechpartner mit ihren Adressen und E-Mail-Adressen gespeichert wären.
• Stellen Sie sich vor, diese Daten wären auch noch aktuell.
• Stellen Sie sich vor, zu jedem Kontakt gäbe es ein Kennzeichen, welche Rolle er hat und wie er  zu Weihnachten bedacht wird (großes Geschenk, kleines Geschenk, Kalender, persönliche Karte, Mailing …)
• Stellen Sie sich vor, über das Setzen von 2 oder 3 Filtern könnten Sie diese Liste innerhalb weniger Minuten erstellen

Das erscheint Ihnen wie ein Weihnachtsmärchen? Nein, das ist ganz einfach und von Jahr zu Jahr werden Ihre Daten besser und die Mitarbeiter sind mehr daran gewöhnt, alles aktuell zu halten und zu kategorisieren.

Strukturierte Daten in verschiedenen Kategorien statt Freitext machen den entscheidenden Unterschied

In fast allen Unternehmen gibt es eine zentrale Adress-Pflege. Oft in der FiBu. Oder in einem zentralen Outlook-Adressbuch. Oder auch in einer CRM-Datenbank. Aber das allein reicht noch nicht.

Sie müssen wissen, ob der Kontakt der Geschäftsleitung angehört, Niederlassungsleiter oder Abteilungsleiter ist oder ob es ein Praktikant ist.

Sie müssen wissen, an welchem Standort der Kontakt sitzt, damit er das Päckchen auch erhält.

Sie müssen wissen, welcher Mitarbeiter im Haus den Kunden betreut, damit die richtige Unterschrift auf der Karte ist.

Um diese Informationen abgreifen zu können, brauchen Sie sehr strukturierte Daten, die die relevanten Werte auf Knopfdruck auswertbar machen.

Natürlich müssen die Daten auch noch aktuell sein.

Erfassung und Pflege der Kontaktdaten müssen grundsätzlich mit dem Fokus auf die Erleichterung der Segmentierung geschehen.

Oft sind die Personen, die die Adress- und Kontaktdaten erfassen und pflegen dieselben, die dann die Weihnachtsliste zusammenstellen sollen.

Wenn ihnen klar ist, dass sie sich ihre eigene Arbeit massiv erleichtern, wenn sie schon bei der Erfassung die relevanten Informationen anhaken oder eingeben, werden sie das tun. Spätestens im zweiten Jahr, wenn sie einmal festgestellt haben, wie viel sie noch nachzuarbeiten haben.

Und wenn ein Unternehmen einmal saubere Daten hat, ist es ein Leichtes, diese auch aktuell zu halten.

Regelmäßige Adresspflege gehört zum Handwerkszeug eines Verkaufsteams

Es ist keine Seltenheit, dass eine CRM-Datenbank auch im B2B Bereich auch in der Logistik 20.000 und mehr Ansprechpartner enthält. Da den Überblick zu behalten, kann eine Herausforderung sein.

Ein professionelles CRM zeigt an, wann Adressdaten das letzte Mal geprüft wurden. Eine Abfrage im Sommer, ein Schülerpraktikant und bis zur Weihnachtsliste sind alle Adressen frisch qualifiziert.

Ein professionelles CRM zeigt, wann ein Kontakt angelegt wurde und so kann man ganz schnell eine Liste der Ansprechpartner ziehen, die seit der letzten Weihnachtsaktion neu hinzukamen und diese dann prüfen und qualifizieren.

Mit professionellen Tools lassen sich wertvolle Ressourcen sparen

Die Zeit, die in die Erstellung und mehrfache Überarbeitung einer Weihnachtsliste gesteckt wird, kann besser genutzt werden und Umsatz und Gewinn steigern. Zusätzlich kann eine aktuelle und umfangreiche Weihnachtsliste zur Verbesserung der Kundenbindung beitragen.

Auch wenn in vielen Unternehmen die Investition in ein professionelles CRM-Tool in Frage gestellt wird, räumen fast alle Firmen ein, dass sie einen großen Aufwand betreiben müssen und es jedes Jahr Stress gibt, bis die Weihnachtsliste fertig ist.

Es gibt also mehr als genug Gründe, diese Aktion zu optimieren.
Und mit einem guten CRM-Tool haben Sie alle Werkzeuge bei der Hand.

Mailings direkt aus dem CRM

In Zeiten der Digitalisierung versenden viele Firmen heutzutage Mailings statt Weihnachtskarten oder Päckchen.

Dafür wird oft ein ähnlich großer Aufwand betrieben wie für die Weihnachtsliste an sich. Von irgendwoher holt man sich eine Excel-Liste, diese wird als Empfängerliste verwendet, dann erstellt man einen Word-Serienbrief und versendet den über die Funktionen von Word und Outlook als Massen-Aussendung.

Klar, das funktioniert. Aber warum dieser Umweg? Sinnvoller ist es doch, die perfekt segementierten Daten aus dem CRM direkt im System als Emfpängerliste eines Mailings zu verwenden, dieses zu personalisieren und es dann aus dem CRM heraus zu verschicken.

Ein schöner Nebeneffekt des integrierten Mailing-Tools: In den CRM-Kundenakten ist später zu sehen, wer welches Mailing erhalten hat. Out-of-office-Meldungen, wie sie gerade in der Weihnachtszeit oft zurückkommen, müllen nicht das Postfach eines Mitarbeiters zu, sondern laufen sauber sortiert ins CRM zurück.

Datenqualität verbessern durch Verarbeitung der “Bounces”

Die bekannten “Bounces”, also die nicht zustellbaren Mailings, können direkt im CRM wieder dazu verwendet werden, um die Datenqualität zu verbessern. Noch zwischen den Jahren kann ein Mitarbeiter, der eigentlich hauptsächlich die “Stallwache” macht, recherchieren, warum die E-Mail-Adressen nicht gestimmt haben. Und beim nächsten Mailing gibt es schon viel weniger Bounces.

Kampagnen mit Rückmeldungen

Die meisten von Ihnen sehen schon in den oben beschriebenen Prozessen der Segmentierung und automatisierten integrierten Mailings einen großen Fortschritt im Vergleich zum bisherigen Ablauf.

Richtig professionell agieren Sie aber, wenn die gesamte Weihnachtsaktion inklusive Überwachung des Einkaufs der Geschenke, Überwachung des Versands und Hinterlegung der Rückmeldungen strukturiert im CRM ablaufen.

Ein Kampagnen-Tool ist hier die Lösung. Alle Beteiligten an der Aktion können zum Gelingen beitragen:
Jeder Kundenbetreuer kann in der Kundenakte eintragen, welcher seiner Kontakte welches Geschenk oder ein Mailing bekommen soll.
Der Einkauf kann sofort ablesen, wie viele Karten, Kalender und Geschenke besorgt werden müssen.
Die Mitarbeiter, die den Postversand vorbereiten, können sich anhand der Kampagne organisieren und jedes verpackte und versendete Geschenk eintragen.
Die Geschäftsleitung kann jederzeit sehen, wie weit die Kampagne fortgeschritten ist, wer seine Geschenke schon bekommen hat, was persönlich übergeben wurde und was in der Post ist.
Innerhalb der Kampagne kann auch der Mailing-Versand durchgeführt und dokumentiert werden.

Ein professionelles CRM Tool kann so viel Ruhe in die Vorweihnachtszeit bringen!

Wenn wir CRM-Projekte starten, ist fast immer der Wunsch, die Implementierung und Schulung schon im Herbst so weit fertig zu haben, dass schon im ersten Jahr der Stress mit der Weihnachtsliste wegfällt.

Das zeigt für mich immer wieder, wie groß der Schmerz in den Unternehmen ist und wie viele Ressourcen besser eingesetzt werden können, wenn man Prozesse optimiert und strukturierte Daten nutzt.

Wenn Sie jetzt neugierig geworden sind, schauen Sie gern bei uns unter www.logo-consult.com vorbei und sehen Sie sich unsere Lösung in einem individuellen Webinar an.

2021 weniger Stress mit der Weihnachtsliste!