Intelligente Dokumentenverarbeitung: Der virtuelle Mitarbeitende im Hintergrund

Ob im B2B oder im B2C: Wer etwas bestellt, kann sich in der Regel darauf verlassen, den Versand in Echtzeit verfolgen zu können. Der Kunde weiß jederzeit genau, wann sie losgeschickt wurde, wo sie sich gerade befindet und wann sie ankommen wird. Was vor einigen Jahren noch ein „nice to have“ war, ist heute ein „must have”. Um dieses Maß an Service bieten zu können, müssen Logistikdienstleister ihre Prozesse allerdings perfekt im Griff haben. Jede manuelle Eingabe und jeder manuelle Abgleich kosten Zeit und damit Geld, das von der ohnehin knapp kalkulierten Marge abgeht und zudem das Risiko von Fehlern erhöht.

Weitreichende Prozessautomatisierung wird immer wichtiger

Vor diesem Hintergrund steigt der Druck auf Logistikunternehmen, sich möglichst weitreichend zu digitalisieren und Prozesse zu automatisieren, weiterhin an. Gerade im Bereich Dokumentenmanagement schlummert für Logistikunternehmen ein enorm großes Potenzial: Hier müssen sie unter anderem Frachtbriefe, Lieferscheine, Rechnungen, Zollerklärungen und Bestellungen verwalten. All diese Dokumente kommen in unterschiedlichen Formaten und entstammen verschiedenen Quellen, was die manuelle Bearbeitung zeitaufwendig und fehleranfällig macht. Eine rein digitale Erfassung zum Beispiel via Texterkennung (OCR) allein reicht aufgrund der Vielzahl an Dokumenten und Formaten längst nicht mehr aus. Hinzu kommen zahlreiche Vorschriften und rechtliche Anforderungen, die erfüllt werden müssen, insbesondere bei internationalen Lieferungen. Dazu gehören Zolldokumente, Sicherheitszertifikate und Einfuhrerklärungen. Fehler in diesen Dokumenten können zu Verzögerungen, Strafen und rechtlichen Problemen führen.

Intelligente Dokumentenverarbeitung: Der virtuelle Mitarbeitende im Hintergrund

Hier kommt die intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP) ins Spiel. IDP ist wie ein unsichtbarer Helfer im Hintergrund und leistet mehr als nur das bloße Erfassen von Aufträgen. Die KI hilft dabei, die Inhalte eines Dokuments zu analysieren, zu bewerten und zielgerichtet weiterzuverarbeiten. Sie erkennt also nicht nur den Inhalt, sondern weiß durch maschinelles Lernen auch schnell, in welche Abteilung ein bestimmtes Dokument muss, zu welchem Arbeitsvorgang es gehört und in welche weiteren Systeme die Inhalte daraus überführt werden müssen. So lassen sich beispielsweise Rechnungsdaten extrahieren und automatisch in Buchhaltungssysteme einpflegen, gelieferte Mengen mit den Bestellmengen aus einem Lieferschein abgleichen, wichtige Klauseln, Fristen und Bedingungen in Verträgen identifizieren und im Vertragsmanagement-System kategorisieren sowie Informationen aus Dokumenten mit Datenbanken abgleichen, um deren Richtigkeit zu überprüfen.

Beispiele aus der Praxis

Laut einer repräsentativen Befragung des Digitalverbands Bitkom setzten 2022 erst 22 % der Logistikunternehmen in Deutschland KI-Methoden ein, um ihre Betriebsabläufe zu optimieren. Dabei gibt es zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten, die echte Mehrwerte im Arbeitsalltag generieren. Die intelligente Dokumentenverarbeitung sorgt beispielsweise dafür, dass alle Dokumente, die im Logistikprozess entstehen, blitzschnell und fehlerfrei verarbeitet werden. Das bedeutet weniger Zeitaufwand, mehr Präzision und nach Berechnungen der IDP-Plattform ExB bis zu 60 Prozent Kosteneinsparungen im Vergleich zur manuellen Bearbeitung – insgesamt also eine massive Effizienzsteigerung, die dazu beiträgt, die eigene Wettbewerbsposition zu stärken. Für Speditionen liegen die Vorteile demnach auf der Hand.

In der Praxis ergeben sich vielfältige sinnvolle Anwendungsmöglichkeiten, wie beispielsweise die automatische Extraktion wichtiger Daten aus Dokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen und Zollformularen. Hier unterstützt IDP bei der Erstellung von Etiketten, Frachtbriefen und anderen Versanddokumenten. Die intelligente Dokumentenverarbeitung hilft darüber hinaus bei der Prüfung und Sortierung von Frachtbriefen für eine möglichst effiziente Be- und Entladesequenz. Auch bei Kraftstoffrechnungen von Speditionen leistet IDP wichtige Hilfe: Das intelligente Tool erkennt, analysiert und kategorisiert diese automatisch und integriert die Daten zur Weiterverarbeitung in das Buchhaltungssystem des Kunden. Auf diese Weise können alle Prozessbeteiligten nicht nur den Bericht in Echtzeit verfolgen, sondern sich auch auf eine höhere Datenintegrität und Genauigkeit verlassen. Die Kunden profitieren von dem gesteigerten Servicelevel. Zusätzlich werden entlang der ganzen Prozesskette Mitarbeitende entlastet, da routinemäßige Tätigkeiten vereinfacht und die manuelle Dateneingabe automatisiert werden.

Empfehlungen für die Auswahl der passenden IDP-Lösung

Von Rechnungen über Lieferscheine bis hin zu Zollerklärungen und Begleitpapieren: Die Logistik stellt mit einem großen Pool an unterschiedlichen Dokumenten einige Anbieter von IDP-Tools vor Herausforderungen. Umso wichtiger ist es, bei der Auswahl des in Frage kommenden Systems darauf zu achten, dass die IDP-Software anpassungsfähig ist und eine Vielzahl von unterschiedlichen Dokumenten und Formaten zuverlässig verarbeiten kann. Die Fähigkeit des Anbieters, schnell und fachlich souverän auf individuelle Kundenanforderungen zu reagieren, ist dabei von entscheidender Bedeutung. Ein IDP-Anbieter, der sich durch schnelle Anpassungsfähigkeit und kompetente Lösungsvorschläge auszeichnet, kann maßgeblich zum Erfolg der Dokumentenverarbeitung beitragen. Von Vorteil ist zudem, wenn der Anbieter bereits auf zahlreiche Einsatzszenarien verweisen kann, in denen sich die Software bewährt hat. Idealerweise beschäftigt das Unternehmen zudem eine eigene Abteilung für das Data Modelling, die darauf spezialisiert ist, das Tool für bestimmte Anwendungszwecke zu trainieren. Und nicht zuletzt spielt die Integrierbarkeit in ERP- und TMS-Systeme eine entscheidende Rolle. Eine gute IDP-Lösung zeichnet sich dadurch aus, dass für die nötigen Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten gesorgt ist oder diese bei Bedarf individuell konzipiert werden können.