Eine effiziente Personaleinsatzplanung ist in der Logistik unverzichtbar, um seit Jahren komplexer werdende Anforderungen unter dem Gesichtspunkt des stetig steigenden Kostendrucks meistern zu können. Vor diesem Hintergrund rückt eine bedarfsorientierte Personalplanung immer mehr in den Fokus. Gerade in oftmals noch personalintensiven Bereichen wie der Lagerlogistik steigt die Forderung nach softwaregestützten Lösungen zur bedarfsorientierten Planung, Steuerung und Optimierung des Personaleinsatzes.
Die Personaleinsatzplanung – speziell im heutigen Logistik 4.0-Zeitalter – wird immer anspruchsvoller: Logistiker müssen immer komplexere Liefervorgaben einhalten und mit dem zur Verfügung stehenden Personal schnell auf Veränderungen der Rahmenbedingungen reagieren können. Bedeutet, die richtigen Mitarbeiter sollten zur richtigen Zeit mit den richtigen Qualifikationen am richtigen Ort eingesetzt werden. Um eine hohe Reaktionsfähigkeit zu erreichen, sollte der Einsatz des Personals daher lang- und kurzfristig geplant werden können. Dazu braucht es einen langfristigen Forecast von Mengen und Aufträgen, die in einem Lager zu bearbeiten sind, und kurzfristige Bedarfsschwankungen müssen erkennbar sein. Für eine sinnvolle Bearbeitung der Bedarfe sollte der Personalplaner darüber hinaus wissen, welche Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten und Qualifikationen wann verfügbar sind. Sind die Bedarfe und die Personalressourcen bekannt, können beide Faktoren miteinander in Einklang gebracht werden. Gleichzeitig werden Abweichungen zwischen beiden Faktoren sichtbar und eine Regulierung wird dem Personalplaner sowohl bei der langfristigen aber vor allem bei der operativen Planung ermöglicht.
Good-bye intransparente Personalplanung
Mit einer manuellen und lediglich abteilungsbezogenen Personaleinsatzplanung, beispielsweise per Tabellenkalkulation, lässt sich kein ideales Ergebnis erreichen. Zwar können Bedarfsschwankungen durchaus frühzeitig erkannt und festgehalten werden. Allerdings ist das manuelle Nachtragen des Bedarfs mit einigem Zeitaufwand verbunden. Darüber hinaus besteht keine vollständige Transparenz über die team- oder abteilungsübergreifende Auslastung aller Logistik-Mitarbeiter. Für eine umfassende Bedarfs- und Arbeitszeitanalyse ist eine professionelle Workforce-Management (WFM)-Lösung, die an die operativen Systeme im Unternehmen gekoppelt ist und stetig mit aktuellen Informationen gefüttert wird, notwendig. Logistiker, welche bereits heute auf eine solche WFM-Lösung zurückgreifen, erkennen in Echtzeit Diskrepanzen zwischen Forecast und Ist-Zustand und können so personalbezogene Anpassungen in der Planung aber auch im Tagesgeschäft vornehmen. WFM-Software-Lösungen, die an operative Softwaresysteme wie beispielsweise ein Warehouse Management System (WMS) gekoppelt sind, unterstützen Personalplaner zusätzlich, indem sie automatisch die erforderlichen Prozessschritte je Auftrag erkennen. Hierüber wird eine stets aktuelle Transparenz über die notwendige Personaleinteilung im Tagesgeschäft unter dem wesentlichen Gesichtspunkt des Einsatzes der richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit den richtigen Qualifikationen am richtigen Ort geschaffen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einbeziehung der Mitarbeiter selbst in die Planung – beispielsweise über Apps. Mit Blick auf die knappen Personalressourcen sollte das WFM Anreize für die Mitarbeiter bieten, wie etwa die Möglichkeit, Wünsche an die Dienstplanung zu kommunizieren. Das kann zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und zu einer stärkeren Bindung ans Unternhemen beitragen. Neben diesen Möglichkeiten der Mitarbeiterbeteiligung wird es bei WFM-Software in Zukunft auch darum gehen, die Genauigkeit der Forecasts sukzessive zu erhöhen und die Planungsgrundlage immer verlässlicher zu gestalten. Hier kommen früher oder später KI-Komponenten (künstliche Intelligenz) zum Einsatz, um bspw. historische Auftragsdaten zu analysieren und eine intelligente Unterstützung innerhalb des Planungsprozesses zu bieten. Durch Mustererkennung lassen sich zukünftige Bedarfe bei der mittel- und langfristigen Planung genauer prognostizieren.
Integrierte Lösungen im Lagerverwaltungssystem bieten Vorteile
Um eine WFM-Software als Unternehmen optimal integrieren und nutzen zu können, muss die Software über eine hohe Integrationsfähigkeit verfügen, um an die Prozessinformationen aus dem Lagerverwaltungssystem zu gelangen. Daher bietet es sich an, in diesem Bereich auf die Expertise eines WMS-Spezialisten zu setzen. Die Kernkompetenzen aus dem Bereich der Lagerlogistik sowie die Kenntnis und Erfahrung über die spezifischen hohen Anforderungen aus diesem Bereich können so in die Umsetzung eines Workforcemanagements in der Logistik ideal fließen. Genau daran hapert es häufig bei Anbietern reiner Stand-alone-Lösungen im Bereich WFM. Die Folge: Zeitverluste bei dem dadurch notwendigen Know-How-Transfer zwischen Kunde und Anbieter, projektspezifischer Aufbau komplexer Schnittstellen zwischen den relevanten Softwaresystem sowie die damit verbundenen Projektrisiken. Dadurch entstehen erhöhte Projektaufwände.
Logistik-Unternehmen, die ihre Personaleinsatzplanung schnell und unkompliziert optimieren wollen, sollten auf ein Worforce-Management-System setzen, das stark mit dem LVS verzahnt ist. Um eine langfristige Personaleinsatzplanung sowie eine operative Mitarbeiter-Steuerung auf Basis der tatsächlichen Auftragslage zu ermöglichen.
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