Logistikreporting erweist sich gerade jetzt als sehr wichtig! Das Management muss den Überblick bewahren, wenn die Wirtschaft wieder hoch fährt.
Die Wirtschaft kommt langsam aus dem Lockdown und die Logistik bekommt wieder mehr Waren zum Transportieren, Einlagern und Kommissionieren.
Viele Logistiker hatten die Belegschaft in Kurzarbeit geschickt und jetzt gilt es zu entscheiden, ab wann wie viele Mitarbeiter wieder gebraucht werden.
Hier kommt dem Logistik-Reporting eine ganz besondere Rolle zu.
Das Management fragt jetzt:
- „Wer von meinen bisherigen Kunden hat in den letzten 6 Wochen überhaupt noch Aufträge platziert?“
- „Bei wem geht es langsam wieder los?“
- „Bei wem haben sich die Aufträge schon fast wieder auf normales Niveau eingependelt?“
Diese Fragen werden uns noch einige Monate beschäftigen und wenn man keine Antworten darauf hat, ist es äußerst problematisch, die Ressourcen richtig zu planen.
So bedauerlich es ist, es werden doch manche der früheren Kunden die aktuelle Krise nicht überstehen und für die strategische Planung ist es existenziell, einen Einblick in die Entwicklungen zu erhalten.
Die Herausforderung an das Logistik-Reporting liegt nun unter anderem darin, dass die operative Sicht auf einen „Kunden“ oftmals eine andere ist als die Vertriebs- oder die Management-Sicht. Im Operativen System muss ein „Kunde“ mehrmals angelegt werden, um alle Abhol-, Liefer- und Abrechnungsadressen zu verwalten. Auch in der Buchhaltung ist derselbe Kunde oft mehrmals hinterlegt, je nach Standort, Land oder Business-Unit. Ein Kunde kann ein Konzern sein, zu dem es hunderte von Auftraggebern gibt. Oder ein Industrie-Unternehmen, dessen Zulieferer zusammengefasst werden müssen. Noch hinzu kommt, dass die Dienstleistungen für einen Kunden in unterschiedlichen Bereichen wie Warehousing, Contract Logistics, Rail, Road, Sea oder Air geleistet werden, die oftmals in unterschiedlichen Systemen verwaltet werden.
Hier stoßen klassische BI-Tools oder Data-Warehouse-Systeme manchmal an ihre Grenzen. Und die Datenstruktur von einem B2B-Vertriebstool, wie z.B. LOGO CRM, kann seine Stärken entfalten.
In einem für die Logistik ideal konfigurierten CRM sind nämlich all diese Informationen bereits an einer Stelle gebündelt und über eine zentrale ID abfragbar. Zusätzlich können Kunden noch nach Mutterkonzernen oder Verbänden geklammert werden.
Ein gutes CRM kann Daten aus zahlreichen Systemen empfangen, in den „Data Lake“ einfließen lassen und sehr strukturiert dort wieder herausziehen.
Sendungs- und Umsatz-Zahlen, offene und bezahlte Rechnungen, Lager-Auslastung, Forecasts, Potentiale – alles ist an einer Stelle gesammelt und kann ausgewertet werden.
Durch automatische Prozesse kann bei wegbleibenden Aufträgen ein Kunde zum Verlustkunden umgewandelt werden. In der Kunden-Analyse ist sichtbar, wie sich die verschiedenen Sparten im Verlauf entwickelt haben. In der Sendungs-Analyse ist zu sehen, wie Transporte in verschiedene Länder sich über die letzten 24 Monate verändert haben.
Über die Analyse-Tools und Dashboards kann ein guter Überblick gegeben werden.
Besonders wertvoll sind unseren Kunden in diesen Wochen und Monaten die proaktiven Alarme, die den Betreuer des Kunden, das Management oder die Vertriebsleitung bei positiven und negativen Entwicklungen per E-Mail informieren.
Der Kundenbetreuer und das Management werden informiert, wenn zum Beispiel einer der Key Account-Kunden nach 2 Monaten den ersten Auftrag platziert hat.
So muss die Geschäftsleitung nicht täglich in die Kundenakten oder Reports schauen, sondern sie können sich darauf verlassen: Wenn es wieder los geht, bekomme ich vom System eine E-Mail.
Oder bei einem Kunden lief die ganze Zeit die Luftfracht ganz gut, bei den Landverkehren gab es zwar Einbußen, aber es gab noch immer regelmäßig Transporte, aber nun sind seit 6 Wochen die ersten Aufträge für Seefracht im TMS (Transport-Management-System) eingegangen.
Proaktive Alarme informieren Kundenbetreuer und Manager, wenn sich beim Kunden etwas ändert – zum Guten und zum Schlechten.
Besonders problematisch ist dieses Jahr natürlich der Forecast, der permanent angepasst werden muss. Die Potentiale, die die Verkäufer für dieses Jahr erfasst hatten, müssen alle immer wieder angepasst werden. Nur so sind Soll-Ist-Vergleiche noch aussagekräftig. Das Logistik-Reporting kann auch hier die Abweichungen zwischen den Solldaten und dem Ist visualisieren oder bei extremen Abweichungen Alarme auslösen.
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