B2B-Adressen gelten in vielen Unternehmen als „Datengold“. Aber anders als Gold ändert sich ihr Wert über die Zeit, denn sie sind nicht unveränderlich. In jeder Kunden-Datenbank, in jedem zentralen Adress-Verzeichnis, in jedem CRM gibt es hunderte von alten Adressen und niemand weiß, ob sie noch aktuell sind, ob das Unternehmen überhaupt noch existiert, ob die Firmierung stimmt.
Die Qualität der Daten lässt leider oft zu wünschen übrig. Eine Optimierung der Daten ist also immer eine wichtige Aufgabe.
Gute Adressdaten sind Gold wert – darum lohnt es sich, sie aktuell zu halten
Die Optimierung von Adress-Daten macht Sinn, wenn gerade vertrieblich viel zu tun ist – denn dann spart man den Mitarbeitern viel manuelle Arbeit, Recherche und Korrekturen. Oder wenn es vertrieblich eher ruhiger ist wie bei manchen Unternehmen im Moment.
Derzeit fahren viele Logistiker ihre Vertriebs-Aktivitäten herunter, weil sie schon mit den Bestandskunden an ihre Grenzen geraten. Eine gute Strategie ist es, diese Zeit für die Optimierung der Daten-Qualität zu nutzen. Damit, wenn sich die Lage ändert, der Vertrieb und die Kundenbetreuung eine solide Basis haben. Lesen Sie hier, welche Strategien im Vertrieb derzeit sinnvoll sind, auch wenn man eigentlich keine neuen Kunden mehr bedienen kann: Akqui-Stop oder „Warum CRM, wenn man sowieso schon zu viele Aufträge hat?“
Jetzt die CRM-Datenbank auf Vordermann bringen!
In vielen CRM-Projekten haben wir heute die Chance, schon beim Erstimport verschiedene Bereinigungs-Arbeiten durchzuführen. Wir checken auf Duplikate, führen Akten zusammen und bereinigen so die Adress-Sammlung. Wir qualifizieren die gespeicherten Adressen und reichern sie mit Zusatzinformationen an
Auch in Projekten, in denen schon seit vielen Jahren unser CRM genutzt wird, bieten wir den Service an. Teilweise haben sich aus über 25 Jahren Firmen-Adressen in den LOGO-Datenbanken angesammelt. Und diese müssen von Zeit zu Zeit geprüft werden.
Heute gibt es dafür hervorragende Tools, die den Aufwand von manuellen Adress-Prüfungen unnötig machen.
Schritt 1: Duplikatprüfung
Zunächst muss die Datenbank auf Duplikate geprüft werden. Diese können durch Importe aus dem TMS oder der FiBu entstehen, durch das Einspielen zugekaufter Adressen ohne Duplikatcheck oder durch manuelle Anlage. Meist finden sich hunderte von Duplikaten in den Adress-Listen.
Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag Die CRM-Challenge Adress-Qualität
Schritt 2: Qualifizierung der Adressen
Nach dieser Bereinigung bietet sich eine Qualifizierung der Adressen an: Ist ein Unternehmen an der gespeicherten Adresse noch verzeichnet? Hat sich die Firmierung geändert? Hat sich die Adresse geändert? Existiert das Unternehmen überhaupt noch?
Über Datenquellen im Internet lassen sich diese Fragen beantworten. Es gibt Datenbanken mit Firmen-Informationen aus dem Handelsregister oder aus sozialen Medien. Es gibt Tools, die die Webseiten der Unternehmen durchsuchen und aus dem Impressum die relevanten Informationen abgreifen. Es gibt Anbieter von gespeicherten Datenbanken, die regelmäßig durchsucht werden.
Das klingt im ersten Schritt immer sehr gut, aber wenn man ins Detail geht, ist es doch nicht so einfach. Nur mit den Daten eines Anbieters wird man selten eine wirkliche Qualifizierung der Adressen erreichen, denn jeder hat seine eigenen Stärken. Es ist also notwendig, unterschiedliche Datenquellen zu verwenden und die gefundenen Informationen smart zusammenzuführen und für die Anwender darzustellen.
Schritt 3: Anreicherung der Adressen
Und dann macht es auch Sinn, die Daten nicht nur zu qualifizieren, sondern sie auch noch anzureichern. Auch hier gibt es verschiedenste Anbieter mit ihren jeweiligen Stärken. Der eine sucht Personen mit bestimmten Job-Profilen zu den Unternehmen in den Sozialen Medien und bietet sie zum Import an. Der andere sucht Informationen aus dem Handelsregister (HRB-Nummer, USt-ID, Status, Geschäftsführer, Firmen-Netzwerk und vieles mehr) ein dritter durchsucht die Webseiten der Unternehmen nach relevanten Informationen wie Umsatz, Mitarbeiter-Anzahl, Geschäftsführer, Geschäftsbereich und Ähnlichem.
Eine Unmenge von unterschiedlichen Daten wird zur Qualifizierung und Anreicherung von Adress-Daten angeboten.
Die Kunst besteht nun darin, die Daten einer bestehenden Datenbank so zu überarbeiten, dass die Anwender tatsächlich davon profitieren und nach der Aktion nur noch wirklich valide Adressen vorfinden. Und Hinweise sehen, wenn bei der Qualifizierung oder Anreicherung wichtige Informationen gefunden wurden.
Eine komplette Qualifizierungs-Aktion mit Duplikat-Check und Nutzung von Zusatz-Daten ist die Voraussetzung für erfolgreiche und zielgerichtete Verkaufs-Aktivitäten.
Ihre Mitarbeiter müssen nicht mehr bei älteren Adressen selber recherchieren und viel Zeit aufwenden, sondern sie können diese Zeit für wirklich zielführende Aufgaben nutzen: um die Kundenbindung zu stärken, Bestandskunden weiter zu entwickeln und passgenaue Neukunden zu akquirieren.
Unsere Handlungsempfehlung: Datenqualität dauerhaft aufrechterhalten
Wenn man viel Zeit und Energie in die Bereinigung und Optimierung der CRM-Datenbank gesteckt hat, muss natürlich auch dafür Sorge getragen werden, dass diese Qualität aufrecht erhalten bleibt.
Ein permanenter Duplikatcheck bei Importen aus Drittsystemen ist hierfür der richtige Weg.
Und bei der manuellen Anlage eines neuen Accounts kann ein Abruf Zusatzinformationen zu dem Unternehmen aus den Datenquellen bereitstellen. Der Anwender kann dann entscheiden, welche der Informationen ins CRM übernommen werden sollen und welche nicht.
Ganz wichtig: den richtigen Partner wählen, der die Daten kennt und versteht!
In vielen Projekten haben wir beobachtet, dass Anbieter von Daten-Qualifizierung und Daten-Anreicherung sehr überzeugt sind von der Informations-Sammlung, die sie anbieten. Egal ob der Anbieter einen Crawler verwendet, der immer wieder neu aktuelle Informationen aus Webseiten zieht oder auf eine selbst zusammen gestellte Datenbank zurückgreift. Wir haben bei vielen Anbietern zusammen mit unseren Kunden stichprobenartig überprüft, ob die zur Verfügung gestellten Daten auch wirklich einen Mehrwert bringen, wenn sie in die CRM-Datenbank importiert werden. Und ob die Qualität der Ergebnisse den Erwartungen des Kunden entspricht. Nicht immer war das der Fall. Darum macht es Sinn dieses Projekt zusammen mit einem Digitalisierungs-Partner anzugehen, der Ihre Daten bestens kennt. Zum Beispiel mit Ihrem CRM-Anbieter.
Vielen Dank für diesen erhellenden Beitrag.